Decerto, a ferramenta de checklist digital é imprescindível na hora de montar planos de ação e traçar estratégias organizacionais. Sem uma plataforma que ajude a organizar tarefas, delegar atividades e monitorar prazos, seu negócio fica sujeito a falhas constantes.
Ainda assim, não é qualquer ferramenta de checklist que pode atender suas necessidades, e você tem que ficar atento a isso. Existem alguns pontos principais que precisa se atentar na hora de adotar sua plataforma de organização.
Por isso, neste artigo, vamos te ajudar a entender como implementar um checklist que atenda suas necessidades. Iremos apresentar 7 fatores para observar antes de escolher uma ferramenta!
Como fazer um checklist digital eficiente? 7 pontos que você precisa observar
1 – O checklist funciona online e offline?
A princípio, uma boa ferramenta de checklist digital deve funcionar online e offline. Isso porque nem sempre o local da vistoria possui acesso a rede wi-fi. Logo, para ser considerada uma ferramenta útil, ela deve funcionar também sem acesso à internet.
Procure por aplicativos que possuam sistema de armazenamento de dados em nuvem. Assim, o acesso ao conteúdo fica disponível independente de onde você acessar o sistema – mesmo sem sinal de internet.
2 – Você pode criar múltiplos planejamentos?
Se você não consegue criar mais de um planejamento na sua ferramenta, isso será um problema. No dia a dia, é muito raro um gestor lidar com apenas um plano de ação.
O mais comum é desenvolver múltiplos planejamentos. Isso porque o funcionamento de uma empresa é muito complexo e exige a execução de diversos processos paralelamente. Além disso, cada etapa possui suas próprias peculiaridades. Desta forma, é mais eficiente gerir cada um dos processos separadamente.
Com a criação de diversos fluxos e planos de ação simultâneos customizáveis, cada processo da empresa poderá ser gerido individualmente, facilitando o controle interno. Muito mais facilidade para sua rotina!
3 – Ele é fácil de usar?
Um dos maiores problemas das ferramentas de checklist digital é a má implementação de funcionalidades e a difícil usabilidade.
Quanto mais simples de usar for o app, melhor será sua usabilidade. No dia a dia, esta qualidade traz agilidade para o usuário, permitindo a prometida simplicidade de organização que uma ferramenta checklist deve fornecer.
Implementar qualquer ferramenta no dia a dia da equipe é difícil, pois elas geram impacto na rotina operacional do usuário. Por essa razão, é preciso investir em uma ferramenta com boa usabilidade. Assim você minimiza falhas no processo de implementação e aumenta a adesão dos funcionários.
4 – Sua interface é clara e intuitiva?
E por falar em intuitividade, um bom aplicativo de checklist digital precisa ter interface clara e intuitiva. Essas características, não só tornam o sistema mais fácil de operar, como são amigáveis para o usuário.
Muitas informações visuais atrapalham a navegação. Além do mais, o excesso de gatilhos visuais podem causar vista cansada no usuário, sendo prejudiciais à sua saúde.
Um app com layout otimizado, onde cada elemento em tela é objetivo e está bem organizado, é muito menos cansativo para os olhos.
5 – O app te envia um lembrete de prazos?
A ferramenta checklist é desenvolvida justamente para que você não perca seus prazos de entrega. Logo, se ele tiver a opção de enviar lembretes e avisos sobre a proximidade de deadlines, será duplamente útil.
A ferramenta que possui essa funcionalidade é uma aliada muito mais segura. Se o dia a dia já fica mais fácil com o registro de todos os planos de ação na palma da mão, com lembretes diários sobre a proximidade dos seus prazos o benefício será ainda maior!
6 – Permite acompanhamento em tempo real?
Mesmo um ótimo plano de ação está suscetível a mudanças. Aplicar tais alterações em tempo real, possibilitando que outros gestores com o mesmo acesso as visualizem onde quer que estejam, com certeza, otimiza muito o processo.
Quanto mais eficiente for a comunicação dentro de uma organização, melhores e mais rápidos serão seus resultados. Acompanhar as mudanças que são feitas no planejamento em tempo real possibilita ações imediatas, o que garante eficiência.
7 – O checklist é integrado com os principais ERPs do mercado?
Esta funcionalidade é muito importante. Sistemas Integrados de Gestão Empresarial são extremamente úteis, pois têm seu potencial ampliado quando complementadas com um checklist digital.
A CheckYou pensou em todas essas facilidades quando desenvolveu seu módulo de checklist e plano de ação. Adote nosso sistema para ter em mãos um complexo de gerenciamento eficiente, que te ajuda, não só a organizar todas as atividades da empresa, como otimizar sua atuação no mercado.
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