Toda empresa de transporte precisa lidar diariamente com a administração dos seus veículos e a gestão de frotas. São cuidados básicos para garantir não só a qualidade do serviço, como também a durabilidade e, por fim, a melhor performance dos veículos.
Portanto, não se atentar a tais detalhes pode ocasionar sérios problemas para o seu negócio. A falta de organização na manutenção dos veículos, por exemplo, pode gerar defeitos de funcionamento que comprometem o motor e inutilizam o carro definitivamente. Logo, realizar gestão de frotas é imprescindível!
O que é gestão de frotas?
Trata-se de uma estratégia de controle de qualidade dos veículos utilizados por uma empresa. Ela pode ser tanto responsabilidade de um setor próprio – normalmente vinculado à equipe de manutenção – quanto dos profissionais da área de planejamento, ou, até mesmo, uma equipe multidisciplinar.
Quando bem executada, a gestão de frotas garante o perfeito funcionamento tanto dos veículos quanto dos sistema de entregas, evitando todo tipo de atraso, mau atendimento ou gastos excessivos com manutenções corretivas.
Entre as principais responsabilidades a serem executadas na gestão de frotas, estão:
- Garantir um bom funcionamento a todos os veículos
- Conferir se a documentação da frota está regularizada
- Manter contato com os motoristas durante a viagem, para resolver qualquer problema que surgir e prestar assistência, se necessário
- Gerir a substituição da frota por novos veículos, seja por necessidade do mercado ou qualquer outro motivo
Em resumo, qualquer assunto que envolva um bom gerenciamento dos veículos da empresa deve ficar sob responsabilidade do gestor de frota. É papel dele garantir que todas essas etapas ocorram da melhor maneira possível.
A importância da gestão de frotas
A principal importância de implementar uma gestão de frota é centralizar, em um único planejamento, todas as ações para aumentar a eficiência. Com ela, cada escolha que interfere diretamente na operação dos veículos será discutida de forma mais aprofundada, para diminuir qualquer margem de erro.
Isso resulta em serviços de melhor qualidade, veículos mais duradouros, economia no recursos e mais eficiência na hora de gerir a empresa. No mercado, essa combinação resulta em mais feedbacks positivos de clientes e maior destaque ao participar de concorrências por contratos, com mais chances de sucesso.
Portanto, se você sente que precisa tornar sua marca mais forte no mercado, estabeleça uma estratégia de gestão de frotas. Com a centralização do gerenciamento de tarefas em um único processo será muito mais fácil se organizar e obter resultados mais assertivos.
Como se faz a gestão de uma frota
Na operação de gestão de frotas é necessário desenvolver atividades que influenciam diretamente o funcionamento dos veículos e processos operacionais. Alguns deles são: entregas, abastecimento e troca de turno entre motoristas.
Não existe um modelo certo ou errado, pois cada transportadora têm uma estrutura e processos únicos. Portanto, o primeiro passo para implementar uma gestão eficiente é entender quais são as necessidades da sua companhia e construir um planejamento específico para ela.
A partir disso, você saberá como sanar os principais problemas que surgirem, promover um serviço de mais qualidade para todos os clientes e construir condições de trabalho mais favoráveis.
Confira abaixo uma sugestão de etapas para acrescentar à sua gestão a partir deste primeiro movimento.
1 – Confira se os modelos da frota são os adequados
Nem todas as empresas possuem o mesmo tipo de atuação, por este motivo os veículos podem variar de uma para outra. É responsabilidade de quem desenvolve a gestão de frota se atentar a estes detalhes.
Se os veículos são apenas para visitar clientes, deslocar equipes de atendimento ou transportar mercadorias de pequeno ou médio porte, a frota deve ser formada por carros leves. Se é uma transportadora focada em mercadorias de grande porte, com muitas entregas interestaduais, apenas veículos pesados servirão
Há ainda quem utilize de ambas as modalidades de transporte, ou precise de adequações especiais para atuar, como ambulâncias particulares. Em todos os casos, há a necessidade de um planejamento específico, assim evita gastos supérfluos ou ineficiência na operação.
Ainda, é necessário entender se será necessário adaptar os carros para utilização, a periodicidade da vistoria, quais são os modelos e marcas ideias para aquisição, logística da compra, entre muitos outros detalhes.
Ainda há a possibilidade de terceirização da frota, o que geraria preocupações diferentes, mas que ainda assim necessitaria de muita atenção.
2 – Estipule orçamentos
Como você com certeza sabe, trabalhar com frete de mercadoria gera muitos gastos. Salários, manutenções, pedágios, impostos e combustível são apenas as mais básicas dessas demandas financeiras.
Para ter um gerenciamento de capital eficiente, estipule orçamentos para cada atividade que gera gastos. Assim, você consegue provisionar tais custos e, em contrapartida, trazer informações úteis para definir um preço para o serviço.
Além disso, com esse controle você consegue obter uma média de despesa mensal, e torná-la um parâmetro de análise em todas as viagens. Se houver um débito significativamente alto em algum período, você já terá um ponto de partida para investigar a origem dessa dissonância.
Orçamentos organizados são fundamentais para que empresas não tomem prejuízos ou invistam seu capital em pontos que não darão retorno. Consequentemente, dificilmente você vai estourar seu planejamento financeiro e ficar com dívidas.
3 – Revise toda a documentação dos veículos
Do que adianta ter os veículos certos e um orçamento sólido para trabalhar se você não pode atuar por estar com documentação irregular?
Por conta disso, inclua na sua gestão de frota todos os cuidados com a regularização de veículos. Emplacamento, documentação, IPVA, pagamento de multas e outras burocracias para deixar o veículo pronto para rodar.
Estar com a frota funcionando conforme a legislação é o básico para prestar um bom serviço. Além das multas e punições que a empresa receberá, você precisa lembrar que nenhum cliente se interessa em fazer negócios com uma transportadora irresponsável. Além do prejuízo devido aos encargos, a empresa precisará lidar com escoamento de contratos parceiros para rivais.
4 – Faça a autoavaliação do serviço prestado
Instaurar uma auditoria interna para verificar como é o desempenho dos processos operacionais, além da qualidade dos veículos, é recomendável para identificar problemas com antecedência e rapidamente resolvê-los.
Fazer uma autoavaliação é um processo seguro para garantir a eficiência da empresa. Por meio dela, é possível atestar que os motoristas dirigem com segurança, adotam boas práticas de trânsito, que as entregas acontecem de forma eficiente, que a companhia economiza. Caso relate algum problema, é possível corrigir a rota o quanto antes.
5 – Faça uso de softwares de gestão
Existem muitos softwares de gestão que podem te ajudar na missão de gerenciar a frota de veículos de uma transportadora. Essas plataformas capturam e organizam informações de da operação com o fim de centralizar todos os dados de um determinado processo em um local de fácil acesso.
Desta forma, é muito mais simples e prático desenvolver uma gestão eficiente, pois tudo que precisa está reunido em uma plataforma digital. Ou seja, além de ser mais prático para a administração, com o uso de ferramentas fica difícil perder informações cruciais para um bom desempenho da empresa.
Contratar um software de gestão é um investimento necessário para uma boa gestão. Dê este passo para garantir a eficiência da sua gestão de frota e potencialize seu desempenho como administrador de processos.
Como a CheckYou pode te ajudar na gestão de frotas?
A CheckYou é um checklist digital que vai fazer a diferença na sua gestão de frotas. Como a plataforma permite que você crie diversos planos de ação em uma mesma conta – sempre de maneira prática – você pode desenvolver cada estratégia de gerenciamento individualmente.
Isso facilita a organização de informações, pois como cada plano de ação pode ter prazos e checklists independentes, a gestão do processo pode ser feita também de forma direcionada. Consequentemente, há mais praticidade de execução, simplificando procedimentos para trazer agilidade e eficiência ao seu dia a dia.
E quando combinado com os principais ERPs do mercado, a CheckYou se torna ainda mais completa, criando uma rede de gerenciamento totalmente digital.
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