À medida que uma empresa cresce, diferentes áreas se unem em prol de um objetivo comum. Nesse sentido, um plano de ação bem estruturado pode fazer toda a diferença, influenciando diretamente o alinhamento interno e a resolução de problemas do dia a dia.
Ao lidar com demandas integradas, a gestão precisa de agilidade para corrigir falhas e tomar decisões que impactam os resultados da empresa. E é exatamente nesse ponto que o plano de ação contribui para equilibrar custo e eficiência.
Pensando nisso, reunimos algumas dicas para te ajudar a desenhar e implementar um plano de ação empresarial bem-sucedido. Continue lendo e descubra como transformar ideias em ações!
Mas, afinal, o que é um plano de ação?
Um plano de ação é uma ferramenta de gestão empresarial que permite detalhar passos e atividades, a fim de coordenar o trabalho de gestores e colaboradores.
A partir de uma meta norteadora, o plano de ação descreve de forma concisa as tarefas, prazos, responsabilidades e indicadores de sucesso necessários para alcançar os resultados esperados.
Além de facilitar o acompanhamento das métricas de desempenho, esse documento também possibilita antecipar riscos, bem como estabelecer um plano de contingência. Como resultado, essa ferramenta garante diretrizes claras e prioridades alinhadas entre todas as partes envolvidas.
Plano de ação: quais os tipos mais comuns?
Uma vez entendido o que é um plano de ação, é hora de apresentar os tipos mais comuns e as boas práticas adotadas pelas empresas para executá-los.
Os planos de ação podem ser usados, por exemplo, em processos de auditoria, controle de qualidade, prevenção de perdas e até mesmo para organizar o escopo de um projeto ou campanha.
Para isso, as companhias costumam utilizar metodologias e softwares para organizar a estrutura desse plano. Afinal, a ideia é que ele seja acessível e intuitivo, tanto para gestores quanto para colaboradores.
Conheça os três tipos mais comuns de plano de ação:
Ciclo PDCA
O ciclo PDCA (em inglês, plan-do-check-adjust), é uma metodologia de gestão que propõe quatro passos para otimizar um plano de ação de forma contínua.
- Planejar (Plan) → Em primeiro lugar, você precisa de uma estratégia. Mas não qualquer estratégia, e sim uma que leve em consideração as diretrizes, prioridades e metas a serem alcançadas pela empresa.
- Fazer (Do) → Depois, é hora de entrar em ação! Nesta etapa, é importante delegar as tarefas e garantir que todos os colaboradores estejam a par dos objetivos estratégicos. O resultado do plano de ação dependerá muito desse alinhamento.
- Checar (Check) → Durante a implementação, é importante checar se os indicadores de sucesso estabelecidos inicialmente estão se refletindo na prática.
- Ajustar (Adjust) → Caso não estejam, talvez seja necessário realizar alguns ajustes e revisitar o planejamento estratégico inicial.
Lembrando que o método é circular justamente por considerar que todas as análises feitas durante o processo serão de extrema importância para planejamentos futuros. Por isso, o PDCA não chega a ter uma etapa final. Ele é o que chamamos de ciclo de melhoria.
5W2H
O nome pode assustar, mas a implementação da metodologia 5W2H é bem simples. Na prática, ela funciona como uma espécie de checklist das atividades que fazem parte de um plano de ação empresarial.
Em primeiro lugar, começamos com cinco perguntas iniciais (5W):
- What? → O que será planejado?
- Why? → Por quê estamos fazendo isso?
- Where? → Onde será feito?
- When? → Quando será feito?
- Who? → Quem são os responsáveis por esse projeto?
Depois, adicionamos mais duas (2H):
- How? → Como este projeto será executado?
- How much? → Quanto vai custar para tirar ele do papel?
Ao responder todas as perguntas anteriores, o plano de ação terá todas as informações necessárias para ser implementado pela empresa.
Diagrama de Ishikawa
Agora, se o objetivo é traçar um plano de ação para encontrar uma solução, o Diagrama de Ishikawa é o método ideal. Trata-se de uma ferramenta de análise, também conhecida como Escama de Peixe ou 6M.
Primeiramente, escolha um problema central enfrentado pela empresa ou a dor que a sua iniciativa visa sanar. Ele servirá como norte e ajudará a mapear possíveis causas e soluções, respondidas pelas seis perguntas abaixo:
- Método: A forma utilizada para realizar o trabalho tem algum impacto no problema?
- Material: A qualidade dos materiais utilizados influencia no problema central?
- Mão de obra: Como as pessoas envolvidas no projeto contribuem para o problema?
- Máquinas: Os equipamentos utilizados têm alguma relação com esse problema?
- Meio Ambiente: Como o contexto que cerca o problema impacta a existência dele?
Por fim, a ideia é que, ao preencher todo o diagrama, seja possível estabelecer uma relação de causa e efeito. Assim, o plano de ação será muito mais assertivo e eficaz para solucionar o problema central.
Como montar um plano de ação empresarial eficaz?
Levando em consideração a finalidade e os tipos mais comuns de plano de ação, aqui vão quatro dicas valiosas para desenhar um plano de ação eficaz na sua empresa:
Estabeleça objetivos e prioridades
Sem um objetivo claro e métricas mensuráveis, não existe plano de ação. Antes de mais nada, é preciso entender onde a empresa quer chegar e quais serão os indicadores que vão servir de base para validar a estratégia criada. Para isso, definir prioridades será essencial para fazer a gestão do esforço vs. resultado.
Seja flexível
Em um cenário cada vez mais incerto, a habilidade de adaptação é fundamental. Afinal, todo plano de ação está sujeito a mudanças durante a sua implementação. Não à toa, flexibilidade se torna a palavra-chave para impulsionar o crescimento e a relevância no mercado atual.
Distribua bem as tarefas
Delegar é uma etapa importante da execução de qualquer plano de ação. A ideia é que as tarefas sejam compatíveis com a função e carga horária dos responsáveis por elas. Dessa forma, ninguém sairá sobrecarregado e há mais chances de implementar o plano de ação.
Invista em comunicação interna
Definitivamente, uma comunicação assertiva pode ser a chave para um plano de ação bem executado. Isso porque todos os colaboradores devem estar alinhados em relação à estratégia, às métricas e às alterações feitas ao longo do processo.
Use a tecnologia a seu favor para fazer o plano de ação
Com o avanço das tecnologias digitais, o volume de dados mensuráveis cresce exponencialmente. Nesse contexto, utilizar softwares, não só auxilia na coleta, gestão e monitoramento desses dados, como facilita no gerenciamento de todas essas etapas.
Afinal, com tantas tarefas para executar, contar com uma tecnologia para controlar essa frente é essencial para acelerar as etapas de execução de projetos e fornecer insights valiosos para a tomada de decisões.
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