Toda mudança começa de dentro. Seja para adquirir um novo hábito, seja para potencializar os resultados de um negócio. Assim sendo, padronizar processos e alinhá-los internamente é o primeiro passo para garantir resultados eficazes.
Para ilustrar, vamos imaginar que um grupo está organizando uma festa surpresa para um amigo em comum. Cada pessoa tem seus próprios métodos para lidar com as tarefas, visto que não existe nenhuma padronização para a decoração, preparação de alimentos, controle de convidados e escolha das músicas.
Nesse caso, a chance de um desses processos acabar negligenciado é grande. Isso sem contar a inconsistência da festa como um todo, que corre o risco de não agradar nem o aniversariante, nem os demais convidados.
Agora, se houvesse um cronograma detalhado definindo responsabilidades específicas para cada pessoa e prazos para as tarefas, além de diretrizes para orientar as atividades, é provável que o resultado fosse diferente.
Com a padronização de processos, todos têm uma visão clara do que precisa ser feito, como deve ser feito e quando fazer. Consequentemente, isso promove maior eficiência, coerência e qualidade em todas as áreas. O mesmo vale para a dinâmica interna em uma empresa.
Mas, afinal, o que significa padronizar processos?
Na prática, a padronização de processos refere-se a um conjunto de diretrizes e práticas para realizar atividades de forma consistente e integrada. Em uma empresa, isso significa garantir que todas as equipes e departamentos sigam os mesmos critérios para realizar determinadas tarefas.
Assim, é possível garantir não apenas eficiência, como também redução de riscos e aumento na lucratividade. Afinal, otimizar operações possibilita melhorias contínuas e, portanto, maior satisfação dos clientes.
Confira os itens otimizados com a padronização de processos:
- Processos de produção: Logística e controle de qualidade de produtos.
- Atendimento ao cliente: Padronização do fluxo de atendimento, abordagem e resolução de problemas.
- Recursos humanos: Padronização do recrutamento, integração e avaliação dos colaboradores.
- Recursos financeiros: Organização do faturamento, fluxo de caixa, orçamento e relatórios.
- Processos de marketing: Criação e execução de campanhas, gerenciamento de mídias sociais, análises de mercado e consumidores.
- Gerenciamento de projetos: Utilização de metodologias padronizadas para o planejamento, execução e monitoramento de projetos.
Quais são os benefícios da padronização de processos?
Sem dúvida, conseguir gerenciar todos os processos listados acima já é um grande benefício para uma empresa. Embora não seja tarefa fácil, investir em um plano de ação inicial pode ajudar a economizar tempo.
Fato é que a padronização de processos permite que os colaboradores saibam exatamente o que fazer. Sem a preocupação de descobrir os próximos passos, os processos fluem de maneira harmonizada e sobra tempo para antecipar riscos e corrigir falhas.
Em resumo, aqui estão alguns dos benefícios da padronização de processos:
- Redução de retrabalho: Uma das consequências da padronização de processos é reduzir a necessidade de retrabalho. Isso porque os colaboradores podem identificar e corrigir problemas rapidamente de acordo com os critérios estabelecidos inicialmente.
- Colaboradores engajados: Alinhamento e comunicação interna é sinal de colaboradores engajados, e isso também passa por criar processos padronizados para a execução de tarefas diárias.
- Treinamento simplificado: Ao padronizar processos, também fica mais fácil treinar novos colaboradores, pois eles já entram cientes do que é esperado deles, independentemente da área ou função.
- Escalabilidade: A mesma lógica se aplica no momento de expandir as operações, uma vez que, com processos padronizados, é possível adaptar e aplicar as dinâmicas criadas em diferentes contextos.
- Decisões baseadas em dados: Além disso, a padronização de processos possibilita coletar dados em todas as etapas de realização das atividades, facilitando a análise e o monitoramento para basear decisões estratégicas.
- Melhoria contínua: Por fim, padronizar processos também permite usar essas avaliações constantes para promover melhorias contínuas e graduais que agregam valor à empresa e garantem a satisfação do cliente.
Leia mais: Eficiência operacional: o que é e como adquirí-la
6 dicas para começar a padronizar processos na sua empresa
- Crie um plano de ação
Em outras palavras, defina tarefas, prazos, responsabilidades e os indicadores de sucesso necessários para alcançar os objetivos da empresa. Para isso, é preciso estabelecer uma métrica norteadora que guiará cada projeto e iniciativa. Assim, é possível garantir assertividade na padronização dos processos.
Leia mais: Como criar um plano de ação eficaz?
- Mapeie os processos existentes
Quais processos já existem na empresa? Eles fazem sentido para o plano de ação? Quais precisam ser revistos? Ao fazer esse exercício, as necessidades de melhoria e otimização ficarão evidentes.
Lembrando que o mapeamento envolve analisar dados para entender o que está funcionando e o que não está. Esses dados podem ser coletados internamente, mas também podem ser externos (benchmarks e pesquisas de mercado).
- Identifique boas práticas
Depois disso, é hora de identificar boas práticas de execução. É importante que a gestão abra espaço para os colaboradores participarem neste momento, afinal, são eles os responsáveis pela fluidez dos novos processos no dia a dia.
- Registre os processos
Logo depois, registre os novos processos de maneira que todos os envolvidos nas tarefas possam compreender facilmente a dinâmica estabelecida. Para isso, documente instruções detalhadas, crie fluxogramas, escreva manuais com um passo a passo para a execução.
- Comunique e treine os colaboradores
Uma vez definidos os processos, é importante garantir que todos os colaboradores envolvidos estejam na mesma página. Ou seja, organizar treinamentos, reuniões de alinhamento e comunicados internos com tudo o que eles precisam saber para implementar a padronização definida anteriormente.
- Implementar e monitorar os processos
Por fim, comece a implementação dos processos padronizados e não esqueça de definir uma periodicidade para monitorá-los. É aqui que as métricas de sucesso e desempenho serão fundamentais para fazer ajustes assertivos.
Padronizando processos: dica bônus!
Ao longo do artigo, você entendeu um pouco mais sobre a importância e a aplicabilidade da padronização de processos. Mas, na prática, pode ser complicado gerir todas essas etapas ao mesmo tempo.
Nesse contexto, as ferramentas tecnológicas são grandes aliadas na hora de padronizar processos. Definitivamente, em um mundo onde o volume de dados cresce exponencialmente, não investir em soluções digitais é estar em desvantagem no mercado.
Por isso, te convidamos a conhecer mais sobre a solução da CheckYou. Trata-se de um software que é capaz de realizar vistorias, planos de ação, controle de vencimentos e indicadores em diversos segmentos.
A partir de checklists automatizados, você pode padronizar as rotinas da sua empresa de maneira intuitiva e personalizada. E o melhor: você não precisa estar conectado à internet para utilizar a ferramenta!
Saiba mais sobre o valor da implementação e os diferenciais que a CheckYou pode te oferecer.