É muito comum, no ramo de transportes de passageiros, a realização de auditorias para regulamentar a atuação das empresas. Nesta condição, verifica-se minuciosamente a operação, para identificar qualquer irregularidade que coloque em risco a vida dos funcionários ou, até mesmo, passageiros.
Quando identificadas, essas irregularidades são punidas com multas e, a depender da gravidade, até penas mais severas – como perda do alvará de funcionamento. Por este motivo, estar atento à regularização da sua transportadora é essencial.
Mas antes de falar sobre como se preparar para auditorias internas e externas, vamos abordar o principal gerador das punições: falta de organização.
Falta de processos padronizados nas empresas de transporte
Muitos dos motivos que ocasionam penalidades surgem devido à falta de padronização dos processos regulatórios e “esquecimento” de cuidados essenciais para a manutenção dos veículos. Como não há uma organização pré-estabelecida para execução de determinadas atividades, muitos erros surgem de brechas vindas da dessincronização de processos.
Como cada membro da equipe executa suas funções à sua maneira, incluindo manutenção de veículos, há a possibilidade de descumprimento de normas vigentes e a existência de irregularidades. E se nem os processos básicos da empresa são organizados, não podemos esperar algo mais das metodologias de verificação de erros.
Este é o cenário perfeito para a atribuição de multas durante as auditorias. E por serem muitos focos de desrespeito às normas dos órgãos reguladores da área, é provável que a correção de um erro encubra a existência de outro, impossibilitando a solução total do problema.
Com a implementação de processos padronizados, as principais operações internas da empresa, incluindo manutenção, passam a seguir um mesmo padrão de execução. Desta forma, há redução de erros e aumento das chances de identificação e correção de equívocos rapidamente.
Outro fator que auxilia na implementação de processos padronizados é a utilização de checklists digitais.
Com eles, você consegue montar tabelas de ações e monitorar suas execuções diretamente pelo celular ou tablet, de forma 100% virtual. Com isso, você traz mais
organização aos processos internos da transportadora.
O que fazer antes da realização de auditorias?
Se a sua empresa ainda não implementou uma estratégia de padronização de processos, priorize esta implementação o quanto antes. Mas, caso haja uma auditoria próxima, há um conjunto de iniciativas que pode colocar em prática..
Pensando na segunda situação, vamos apresentar algumas etapas para se atentar na preparação para a auditoria e, assim, evitar multas e punições mais graves!
Monte um planejamento anual
A maioria das auditorias são agendadas com antecedência, tanto as externas quanto as internas. Cabe a cada empresa anotar em quais datas elas ocorrerão, registrando as datas de início, encerramento e quando estão marcadas as reuniões com os auditores.
No planejamento anual, também deve constar os departamentos da empresa que serão auditados, quando cada área passará pelo processo e qual é o prazo final para a entrega do relatório final.
Assim, será possível se organizar para receber os auditores com as melhores condições, diminuindo as chances de flagrarem uma irregularidade. Da mesma forma, será possível se programar para dedicar o dia exclusivamente a essa atividade.
Avise sua equipe sobre as auditorias
Assim que tiver o planejamento anual, será necessário montar um cronograma de ação e disponibilizá-lo para a equipe. Desta forma, todos na empresas poderão se preparar para realizar a melhor preparação possível para a auditoria.
Agindo desta forma, as chances dos fiscais detectarem uma irregularidade é muito menor. Afinal, todos já terão trabalhado para consertar as pendências anteriormente..
No cronograma, devem constar dia e horário de cada auditoria, atividades que serão avaliadas, nome dos auditores (se possível) e os principais pontos de atenção. Assim, será mais fácil montar uma estratégia de preparação que contemple todos os itens.
Realize testes preparatórios
É muito comum que auditores separem dias específicos da vistoria para realizar simulações de atividades comuns na transportadora, para medir os processos internos e verificar se tudo está funcionando bem.
Para preparar a equipe nessas simulações, realize testes preparatórios nas semanas anteriores para corrigir qualquer erro de atuação. Este processo é excelente para notar erros imperceptíveis no dia a dia.
Saiba lidar com os auditores
A melhor recepção para um auditor é fazer com que ele se sinta bem vindo na empresa. Seja cordial, honesto e colaborativo durante todo o processo, respondendo às perguntas que ele fizer com objetividade, sem enrolação.
Também é importante se mostrar seguro durante a auditoria. Mesmo que identifique alguma irregularidade, não se deixe abalar e permaneça confiante de que sua transportadora está realizando um bom trabalho.
Por último, não emita opiniões particulares sobre a execução das tarefas, não contrarie o auditor ou se recuse a ceder informações dos processos da empresa. Se mostrar resistente à presença dele no ambiente, contará negativamente na avaliação.
Faça bom uso dos resultados das auditorias
Esta etapa fica para o pós auditoria. Com o relatório de resultados em mãos, se reúna com sua equipe, compartilhe o conteúdo do documento e, de maneira conjunta, faça uma reflexão sobre como melhorar os processos internos.
Utilize as informações dadas pelo auditor para aperfeiçoar o processo, implementar mudanças e ter um desempenho ainda melhor. Assim você terá uma melhor performance nas próximas auditorias e também diante do mercado.
E todo esse processo ficará muito mais fácil de organizar se você tiver uma ferramenta de checklist digital. Para isso, conte com a ajuda da CheckYou, sua parceira na hora de organizar a gestão da sua empresa. Entre em contato conosco!